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会展信息化管理是指利用现代信息技术管理展览的各个环节。会展信息化的实施是为会展组织者、参展商和参展商提供信息交流和互动的平台。其作用主要体现在优化企业各种资源、提高客户关系管理能力、提高会展服务质量和效率、扩大会展业务领域四个方面。

(一)优化企业各种资源

与资产最大的区别在于，资源的价值是潜在的，通过高水平的管理可以最大限度地发挥其价值，即资源优化。计算机和互联网技术的使用为企业经理提供了一个规划和整理企业资源的平台，提高了决策的效率和水平。任何企业的资源都可以分为有形资源和无形资源，展览行业也是如此。在贸易展览行业，最重要的有形资源是展览场馆和资金，最重要的无形资源是客户信息和智力资源。会展信息化管理在优化这些资源方面发挥着越来越重要的作用。

(二)提高客户关系管理能力

事实上，展览行业，特别是展览对客户的影响远不仅仅是把他们当作一种资源。由于客户的认可和参与直接决定了展览的成败，客户关系管理已成为会展信息化管理的首要任务。会展行业作为一个特殊的服务行业，需要在商品生产和流通领域拥有大量的客户，具有较强的客户关系管理能力。客户群越大，信息量越大，控制和分析客户信息就越困难，掌握客户关系就越困难。计算机和互联网的出现管理展览中大量的客户信息。

(三)提高会展服务质量和效率

组委会、参展商、展厅等展览行业的各种经济要素，一直在利用各种信息手段提高工作效率，提高整个行业的运营水平。对于展览组织者来说，从客户服务的角度来看，展览提供的传统内容不能满足需求，需要应用信息技术来提高效率。利用信息技术，快速制作和分发个性化胸卡，建立现场互联网、触摸屏等现场导游系统，极大地方便了观众。快速及时的信息收集和处理，为参展商提供分析报告、观众数据等信息反馈服务。展览组织者可以充分满足客户的需求，有效提高展览服务质量，提高客户的满意度，提高忠诚度，自然保证展览项目的成功和可持续发展，为展览组织者带来真正的经济效益。

(四)拓展会展业务领域

会展业务领域的典型扩张是线上会展。随着电子商务日益成为一种重要的经济运作形式，电信运营商提供了各种越来越方便的互联网接入手段。如果过去的品牌展览主要是通过建立网站来宣传自己，那么今天的线上会展就有一些传统会展所没有的功能和手段，不再仅仅是传统会展的宣传手段，而是逐渐成为一种相对独立的新的展览形式。一些大型会展已经开设了电子版本，有些只是搬到了互联网上。网页设计也跨越了七个新的水平，不仅设计精美，更新及时，而且一般增加了许多实用的功能。如在线签名、订单、链接贸易伙伴等。与传统会展相比，通过会展信息化管理，线上会展具有参与者不受地域限制、交易成本低、组织简单等优点，越来越受到展览组织者的青睐，而其投资低、效率高的特点，更将成为传统展览的有效补充和延伸。